Att ta fram eller revidera en VA-taxa enligt Svenskt Vattens normalförslag P120 är ett arbete som ofta visar sig vara både mer omfattande och mer komplext än många kommuner först föreställer sig. Oavsett om kommunen du arbetar för ska gå över helt till P120, eller justera en befintlig taxemodell, är det avgörande att ni lägger tid på noggranna förberedelser och formulerar ett tydligt förfrågningsunderlag. Det är dessa delar som säkerställer att ni får rätt hjälp och kan nå ett bra slutresultat till förväntad kostnad. Här kommer några konkreta tips att tänka på för dig som ska handla upp konsultstöd för taxearbetet.
En av de vanligaste fallgroparna vid upphandling är att underskatta hur mycket arbete som krävs, särskilt i projekt där kommunen har en äldre eller enklare taxa som utgångspunkt. Börja därför med att kartlägga hur det ser ut idag: samla ihop gamla beslut, beskriv lokala förutsättningar och fundera över vad som påverkat dagens VA-taxa och hur den är utformad. Vad är speciellt i er kommun? Behöver ni komplettera era register med till exempel bostadsenheter, bruttoareauppgifter eller dagvattenytor? Ofta är detta arbete det mest omfattande och tidskrävande momentet i hela projektet. En annan del som kan skapa mer arbete än vad som var tänkt från början är att kommunens verksamhetsområden är gamla och otydliga. De kanske inte ger en tydlig bild av vilka fastigheter som är avgiftsskyldiga för dagvatten?
Ju bättre koll ni har när ni skriver ert förfrågningsunderlag, desto lättare är det för anbudslämnaren att förstå era behov.
Ska uppdraget omfatta analys och beräkning av anläggningsavgifter, brukningsavgifter eller kanske båda? Tar organisationen själv fram en långsiktig ekonomisk prognos eller behöver denna del ingå i uppdraget? Vad är er målbild med arbetet? Ska konsulten ta fram en projektplan, beräkningsunderlaget, göra avgiftsberäkningar, hålla presentationer, skriva rapport och beslutsunderlag, utbilda personalen och beslutsfattarna och ge stöd vid implementering och kommunikation? Eller vill ni göra vissa delar själva? Ju mer specifika ni är med vad ni vill ha hjälp med, desto bättre svar får ni när ni skickar ut förfrågan.
När du upphandlar är det avgörande att kontrollera att konsulten besitter rätt kompetens och erfarenhet, samt har tillräckligt med tid och resurser för att genomföra uppdraget på ett bra sätt.
Ändringar i VA-taxans konstruktion kan få betydande konsekvenser för såväl fastighetsägare som VA-verksamhetens ekonomi. Det är viktigt att konsulten har förmåga att upptäcka eventuella brister eller riskmoment under arbetet så att det inte kommer som en obehaglig överraskning alltför sent.
Se till exempel till att ni ställer krav på att det finns förutsättningar för att kunna simulera olika scenarier och alternativ på ett smidigt sätt så att ni kan vara med och påverka resultatet. När det gäller förändring av brukningsavgifterna är det särskilt viktigt med en konsekvensanalys som omfattar hela debiteringsregistret, inte bara utvalda typfastigheter. Genom att analysera alla avgiftsskyldiga skapas en förståelse för hur taxeändringar påverkar samtliga fastighetsägare och andra avgiftsskyldiga.
En VA-taxa är i slutändan en kommunal föreskrift. Att förändra den typen av juridiska dokument kräver god förståelse, noggrannhet och juridisk kompetens. Risken för otydliga eller olämpliga formuleringar är annars stor och konsekvenserna kan bli både svåra och dyra att hantera.
Många moment inom analys- och beräkningsarbetet kräver insikt i ekonomisk redovisning, och när det gäller mer avancerade prognoser och kalkyler behövs det en konsult som har ekonomisk utbildning.
Det kommunikativa arbetet i ett taxeprojekt spelar ofta en avgörande roll. Det är särskilt viktigt att konsulten kan bidra till att skapa förståelse för taxearbetet både bland invånare och politiker. Konsulten behöver kunna förklara syftet med förändringen och tydligt och pedagogiskt belysa vilka effekter konstruktionsändringen får. VA Strategis erfarenhet visar att detta blir extra betydelsefullt i slutskedet av uppdraget, när det politiska beslutet ska fattas eller när VA-taxan ska presenteras för allmänheten.
Det är givetvis avgörande att konsulten har tidigare erfarenhet av att analysera och räkna på VA-taxor i andra projekt. Sätt gärna som krav att konsulten kan visa upp framgångsrika tidigare uppdrag, men ta även reda på hur konsulten har hanterat utmaningar och löst problem längs vägen. För att verkligen bedöma konsultens förmåga att tackla komplexa situationer kan ni be om referenser från projekt där det funnits särskilda svårigheter.
Glöm inte att ett lyckat taxeprojekt bygger på samarbete mellan konsult och beställare, rätt kompetens hos konsulten och god planering. Våga ställa krav i upphandlingen och vara noga med utformning av utvärderingskriterier. Då ökar chansen att ni får både en smidig process, ett bra slutresultat och en realistisk prisbild!
Lycka till med upphandlingen!
Vill du få tillgång till fler artiklar?
Prenumerera på vårt nyhetsbrev!
