Tidigare i år publicerade vi en intervju genomförd med en kommun som nyligen gått över till P120. I artikeln beskrevs det omfattande arbetet bakom den nya taxan och den långdragna processen kommunen genomgått. Artikeln kanske skrämde upp många av er läsare som har haft funderingar på att göra om er VA-taxa eller som bara vill arbeta mer aktivt med den taxa ni har idag? Är taxearbetet verkligen så krävande, och finns tillräckligt med tid och resurser för att jobba med taxan i dessa tider när det är så mycket annat som måste göras?
För att visa att VA-taxearbetet inte behöver vara så komplicerat har vi denna månad belyst frågan ur en annan kommuns perspektiv. Vi har genomfört en intervju med VA-huvudmannen i Trollhättans Stad, Trollhättan Energi AB (TEAB), som arbetat aktivt med sin VA-taxa i över tio år och under denna tid utvecklat en tidseffektiv och smidig process för taxearbetet.
För TEAB är det självklart att räkna fram avgiftsnivåer till både anläggnings- och brukningstaxan varje år. Om detta inte görs anses risken stor att VA-verksamheten inte håller den ekonomiska balans som lagen kräver. Inte minst är detta sant idag när de stora osäkerheterna kring framtiden innebär att förutsättningarna snabbt kan ändras. Då är det värdefullt att räkna fram avgifterna baserat på ett beräkningsunderlag som arbetats fram – ett underlag baserat på faktiska siffror som kan anpassas efter de förändringar som sker i omvärlden och som påverkar taxeberäkningen.
Även om processen kopplad till taxearbetet alltid kan förbättras har TEAB idag hittat ett arbetssätt som fungerar bra för dem. Vad gäller anläggningsavgifterna, vars syfte är att täcka kostnaderna för kommande VA-utbyggnad, är samarbetet med Trollhättans Stad av stor vikt. Processen inleds med en genomgång av Stadens långsiktiga utbyggnadsplan. Denna plan baseras på en målsättning om att till år 2030 växa från dagens ca 60 000 invånare till 70 000, och kan ibland upplevas som lite väl ambitiös. Den stämmer med andra ord inte alltid överens med vad TEAB själva anser är rimligt. För taxeberäkningen är det viktiga inte hur mycket nybyggnation kommunen vill ska ske, utan hur mycket som faktiskt kommer att ske. De områden TEAB anser är troliga att bli utbyggda de närmaste åren är de områden som läggs in som en del av beräkningsunderlaget för de nya avgifterna.
När denna första bedömning är gjord handlar det mycket om att samla in nödvändiga uppgifter för de olika områdena, såsom kostnaderna för VA-utbyggnaden och information om fastigheterna som kommer att anslutas. Här är dialogen med projektledarna väldigt viktig eftersom de har bäst koll och därmed har bäst möjlighet att göra en uppskattning. Det är inte alltid är lätt att få fram den nödvändiga informationen eftersom det alltid finns en viss osäkerhet. Med åren har projektledarna dock lärt sig vilka uppgifter som behövs för taxeberäkningen, och genom detta blivit bättre på att ta fram det underlag som efterfrågas. I de fall osäkerheterna är stora görs ändå en bästa bedömning baserat på den information som finns tillgänglig.
”Om det saknas information kan jag ibland få jaga lite, både internt och på Trollhättans Stad. Men jag tycker att projektledarna börjar veta vad som efterfrågas och vi kommer även lägga med det i tidplanerna för projekten. Det är inte alltid de vet när det handlar om projekt som ligger lite längre fram i tiden, men då kan de göra en kvalificerad gissning.”
Även om processen för anläggningsavgifterna främst går ut på att göra uppskattningar för framtiden handlar det till viss del också om att titta bakåt. Bland annat har TEAB på senare år börjat följa upp redan färdigbyggda och anslutna områden för att stämma av hur väl de kalkyler som togs fram inför stämmer överens med det verkliga utfallet. Genom att göra detta skapas en god bild av vad olika typer av utbyggnad faktiskt kostar, vilket i sin tur skapar förutsättningar för att ta fram ännu mer träffsäkra prognoser för framtiden. Mer träffsäkra prognoser ger en högre kvalitet på beräkningsunderlaget och en större sannolikhet att de avgifter som räknas fram ger önskat resultat.
Insamling av beräkningsunderlag gör TEAB till stor del på egen hand. För själva avgiftsberäkningarna tar de dock hjälp av konsulter. Detta dels för att TEAB saknar ett eget beräkningsverktyg, dels för att TEAB vill få stöd i hur de ska tänka kring till exempel förhållandet mellan de olika avgiftsparametrarna i taxan för att uppfylla kraven på en rättvis och skälig fördelning.
Arbetsprocessen för brukningsavgifterna inleds med att TEAB tar fram den summa nödvändiga kostnader som brukningstaxan ska täcka under nästa år. Detta sker genom en ekonomisk tioårsplan som TEAB jobbar med årligen. Visserligen kan arbetet med tioårsplanen ibland ta lite tid, men detta arbete hade genomförts även om TEAB inte hade räknat på taxan varje år. Tioårsplanen uppfyller ett större syfte än att endast utgöra en input till den årliga taxeberäkningen – den används för att få en överblick över VA-kollektivets ekonomi och hur taxeutvecklingen kommer behöva se ut på längre sikt.
En annan viktig del av underlaget för brukningsavgifterna utgörs av kundregistret. Detta register innehåller uppgifter om de anslutna fastigheterna i kommunen, såsom deras tomtytor, antal bostadsenheter och prognostiserade årsförbrukning. Just framtida förbrukning har varit ganska svår att uppskatta i Trollhättan. Trots att kommunen växer sjunker den totala förbrukningen. Detta är en trend som pågått under flera år och som blivit ännu mer tydlig den sista tiden. En viktig del av underlagsarbetet för brukningsavgifterna handlar därför om att besluta vilka volymer de nya avgifterna ska räknas fram utifrån.
Även för brukningsavgifterna tar TEAB konsulthjälp för själva beräknings- och analysarbetet. Varför?
”Det ligger så mycket bakom siffrorna. Det är olika fördelningar och schabloner, vi har några (fastigheter) som bara har vatten, några som bara har spillvatten. Allt som ligger bakom detta känner jag att vi inte har tillräckligt med kunskap om.”
Eftersom TEAB tar in konsulter för beräkning och analys av de nya avgifterna är detta något som de själva inte behöver lägga särskilt mycket tid på. Tiden som läggs på taxearbetet är därför främst kopplad till framtagande av beräkningsunderlag. Denna tid uppskattas totalt för både anläggnings- och brukningsavgifterna till 40–60 timmar årligen för den person hos TEAB som utför större delen av arbetet. Utöver detta tillkommer ett mindre antal timmar för övriga personer i bolaget som är involverade i exempelvis diskussionerna kring underlagens rimlighet och framtagandet av beslutsmaterial.
Eftersom TEAB räknat fram sina taxenivåer årligen under en längre tid är beslutsprocessen normalt väldigt smidig. Under våren presenterar TEAB resultatet av den ekonomiska tioårsplanen som visar vilken taxeutveckling som kommer att krävas för att intäkterna ska matcha kostnaderna. När TEAB går upp med de nya VA-taxenivåerna efter sommaren är alla redan förberedda på vad som kommer, vilket innebär att det sällan uppstår några problem eller diskussioner.
Trots att TEAB har arbetat aktivt med sin VA-taxa i över tio år, och under denna tid utvecklat en arbetsprocess som fungerar bra idag, finns det alltid utmaningar förknippade med taxearbetet. Vissa av dessa utmaningar är svåra att undvika. Att till exempel uppskatta kommande VA-utbyggnad eller den framtida förbrukningen i kommunen kommer alltid vara förknippat med osäkerheter. Vad gäller just förbrukningen har TEAB försökt hantera osäkerheterna genom att bland annat minska andelen rörliga intäkter från brukningstaxan. En mindre rörlig andel innebär att intäkterna inte är lika känsliga för svängningar i förbrukningen. Dock fortsätter de förändrade volymerna skapa utmaningar för TEAB där lågkonjunkturen nu drar ner förbrukningen, vilket påverkar kommande års intäkter.
I lägen när osäkerheterna är stora, oavsett om det rör förbrukningen eller något annat, är det värdefullt för TEAB att de räknar på taxan årligen – det finns alltid en möjlighet att gå tillbaka och titta på tidigare års underlag och använda detta som grund för de bedömningar som görs för framtiden. Att TEAB parallellt jobbar med sin tioårsplan är också något som underlättar taxearbetet. Tioårsplanen används dels som input i själva taxeberäkningen, dels för att i god tid informera beslutsfattarna om vilka taxehöjningar som kommer att krävas framöver.
En annan utmaning kopplad till taxearbetet är att säkerställa att de krav som lagstiftningen ställer på VA-huvudmannen uppfylls, såsom en rättvis och skälig fördelning av kostnader. För att säkerställa detta tar TEAB hjälp av konsulter.
”Kunskapen om juridiken och hur man ska räkna med olika fördelningar… det juridiska stödet kring vad man får och inte får göra… det är otroligt värdefullt att ha expertstöd i de här frågorna.”
Överlag tycker TEAB att de har en bra balans idag mellan självständigt arbete och konsultstöd. Att vissa delar av taxearbetet kräver extern hjälp anser TEAB vara oundvikligt – för att kunna arbeta helt självständigt och ändå uppnå samma kvalitet hade TEAB både varit tvungna att ta fram egna verktyg för avgiftsberäkningar och utveckla den juridiska expertisen internt. I relation till detta anses extern konsulthjälp vara ett mer effektivt och säkert alternativ.
För TEAB är det en självklarhet att räkna på taxan årligen, och de ser ingen anledning att ändra på detta upplägg eftersom det har så många fördelar. Utöver att öka sannolikheten att avgifterna ger det önskade resultatet skapas goda möjligheter för att utveckla en effektiv och smidig arbetsprocess – en process som främjar samarbetet både internt inom bolaget och med Staden. När ett nytt år inleds och nya beräkningar ska göras finns dessutom alltid tidigare års beräkningar tillgängliga som en referens, vilket för TEAB innebär att de aldrig behöver börja om från noll.
Vilka tips har då TEAB till andra kommuner som vill börja arbeta mer aktivt med sin VA-taxa? Att ha en långsiktig ekonomisk plan som grund är något TEAB tycker ger stort värde. Detta för att kunna se längre fram i tiden än endast ett år. Att få en bild över hur taxan kommer att behöva utvecklas ur ett längre perspektiv gör det enklare att både planera den egna verksamheten och informera beslutsfattarna i god tid om kommande höjningar.
Vidare är det enligt TEAB väldigt viktigt att skapa goda samarbeten med de som sitter på den information som behövs för taxeberäkningen, till exempel mark- och exploateringsavdelningen (för anläggningsavgifterna). För en kommun som inte arbetat så mycket med sin taxa historiskt kan det ta ett litet tag innan alla samarbeten och processen i stort sitter, beroende såklart på hur kommunen arbetar idag. Över tid finns det dock mycket att vinna på att arbeta aktivt med sin taxa och räkna fram nya avgifter årligen baserat på faktiska siffror. Inte minst idag när förutsättningarna förändras hela tiden – att då kunna anpassa beräkningsunderlaget efter de förändringar som sker och se hur det slår på taxan är värt mycket.
Vi på VA Strategi vill rikta ett stort tack till Agneta Turesson och Synnöve Holm för möjligheten att genomföra denna intervju! Vi tycker att det är väldigt spännande att följa en organisation som TEAB över tid. Deras sätt att ta sig an taxearbetet visar att det inte behöver vara så komplicerat som många kanske tänker att det är, och att arbetsinsatsen som krävs definitivt vägs upp av alla de fördelar som kommer av att arbeta aktivt med taxan.
Vill du få tillgång till fler artiklar?
Prenumerera på vårt nyhetsbrev!
