Artikel av VA Strategi maj 2022

Ale kommun är en expansiv kommun i Västra Götalands län med idag drygt 30 000 invånare. I december 2021 beslutade kommunfullmäktige (KF) om en ny VA-taxa i kommunen, en taxa som trädde i kraft den 1 januari 2022. Bakom den nya taxan, vars konstruktion i stort följer Svenskt Vattens normalförslag P120, ligger många år av hårt arbete. För att beskriva hur processen att ta fram en ny VA-taxa kan se ut i verkligheten, och för att ge er som planerar att göra om er taxa några kloka ord på vägen, har VA Strategi genomfört en intervju med VA-avdelningen i Ale kommun.

Processen i stort

Processen att ta fram den VA-taxa som idag gäller i Ale kommun kan spåras ända tillbaka till någon gång runt 2015/2016. Detta innebär att det tog ca sex år från det att arbetet påbörjades till dess att taxebeslutet togs. Dessa sex år har, naturligt, bestått av perioder med mer arbete och perioder med mindre arbete. Överlag är det dock ett omfattande arbete som har krävts – allt från framtagande av olika typer av underlag till att kommunicera ut information om den nya taxan till de som påverkas.

Underlagsarbete

Just arbetet med att ta fram underlag har varit särskilt påtagligt i Ales fall då den tidigare taxekonstruktionen i kommunen var väldigt enkel i jämförelse med P120, framför allt delen brukningsavgifter. Exempelvis innehöll tidigare brukningstaxa ingen bostadsenhetsavgift. Detta innebar att det för de flesta anslutna fastigheterna i kommunen saknades uppgifter om antal bostadsenheter och/eller lokalytor (BTA). Tidigare brukningstaxa inte heller innehöll någon dagvattenavgift, vilket innebar att det även saknades stora delar av det nödvändiga dagvattenunderlaget (det vill säga uppgifter om olika typer av dagvattenytor och vem som är avgiftsskyldig för dagvattentjänsterna).

”Vi hade ju inte mycket gratis… vi hade en gammal taxa, en väldigt enkel taxa, som vi dessutom inte hade jobbat med. Vi fick ju ta ett jättekliv från det vi hade till det vi skulle ha in i den nya taxan.”

Bristen på underlag var något som krävde omfattande inventeringsarbeten. Dessutom behövde underlagen som plockades fram föras in i kommunens debiteringssystem för att det skulle bli korrekt inför den första faktureringen efter att taxebeslutet väl hade tagits. Ale uppger att de inte riktigt var beredda på hur mycket arbete som faktiskt behövde läggas ner på den nya taxan. Med facit i hand menar Ale att de från början borde avsatt mer resurser för att undvika att processen skulle bli så utdragen som den i slutändan blev. Samtidigt kan det vara svårt att veta hur resurser ska avsättas på ett lämpligt sätt när man i början av processen inte riktigt förstår vad den nya konstruktionen innebär för omfattningen på det arbete som krävs, vilka kompetenser som är nödvändiga och därmed vilka personer som behöver vara involverade. Att redan i ett tidigt skede försöka bilda sig en uppfattning om arbetet som ligger framför en är därför väldigt viktigt.

”Hade vi börjat om från början hade jag avsatt resurser på ett annat sätt… men det var också svårt att greppa omfattningen på jobbet. Det är ju ganska komplext att förstå taxekonstruktionen och vad den betyder för jobbet.”

Det ska även nämnas att VA-avdelningen i Ale hade en relativt hög personalomsättning under den tidsperiod som framtagandet av den nya taxan pågick. Inte minst var det hög omsättning på abonnentingenjörspositionen, vilket var den position som var tänkt att delvis driva processen att ta fram den nya taxan. Som lösning på den interna resursbristen tog Ale in extern konsulthjälp som var med och stöttade och genomförde stora delar av arbetet genom hela processen, även delar av underlagsarbetet.

”Det har varit brist på muskler… vi hade ju inga resurser”

Implementering av ny taxa

Efter att allt nödvändigt underlag väl var framplockat och nya avgifter hade beräknats, ett arbete som upptog den klart största delen av den totalt sett ca sex år långa processen, återstod det viktiga arbetet med att förklara den nya taxekonstruktionen inför politiken. Även att informera fastighetsägare och andra avgiftsskyldiga om den nya taxan och hur de skulle påverkas av denna var en viktig del av implementeringsprocessen.

Till skillnad från hur det kan vara i andra kommuner var responsen på den nya taxan väldigt positiv från politiken i Ale – nästan förvånansvärt positiv. En möjlig förklaring till varför dragningarna inför politiken var så framgångsrika är att det var tydligt att den tidigare taxekonstruktionen i flera avseenden inte kunde anses leva upp till lagstiftningens krav på rättvist och skäligt fördelade kostnader. Genom att på ett förenklat sätt förklara hur den nya taxekonstruktionen följer gällande lagstiftning och därmed har goda förutsättningar att hålla vid en prövning var det inte särskilt svårt att få med sig politiken. Och att den nya konstruktionen resulterar i att vissa fastighetsägare får stora avgiftshöjningar innebär inte nödvändigtvis att man bör tycka synd om dessa. Snarare kan man se det som att dessa fastighetsägare varit så pass gynnade med tidigare konstruktion att det belastat övriga fastighetsägare på ett sätt som är svårt att motivera.

”Det har gått jättebra politiskt. Jag var lite orolig för motstånd… men vi tryckte väldigt mycket på att den nya taxan blev skäligt och rättvist fördelad, och att vi inte hade det förut. Nu har vi en taxa som håller för en prövning.”

”Vi kunde förklara att det skulle bli reaktioner från en del… men det framgår ganska tydligt att dessa blivit gynnade tidigare.”

”Det ringer i mitt öra när kommunstyrelsens ordförande sa: nu får vi ihop den här taxan, vi fattar hur den är uppbyggd och att den är skälig och rättvis… Det var det sista han sa när jag hade haft dragningen.”

Som nämnts tidigare togs beslutet om den nya VA-taxan i KF i december 2021, det vill säga mindre än en månad innan den trädde i kraft. Detta gav inte mycket tid till att kommunicera ut information om den nya taxan till fastighetsägare och andra avgiftsskyldiga, något som Ale gärna hade sett utspela sig annorlunda. En del av kommunikationen påbörjades visserligen innan taxebeslutet togs, men då var det inte var lämpligt att kommunicera ut några siffror (eftersom de exakta avgifterna ännu inte var beslutade).

”Att beslut togs i KF precis innan årsskiftet var inte jättebra… det hade varit bra att ta beslutet i juni och ha ett halvår på sig att informera… I den bästa världar skulle vi legat ett halvår tidigare än vad vi gjorde. ”

”Ser man i efterhand hade vi gärna startat tidigare… allt hade nog gått lite smidigare om man haft lite mer tid på sig.”

Den mesta av kommunikationen skedde därför antingen under perioden på ett par månader från det att taxebeslutet togs till dess att den första faktureringen skedde, eller i samband med att fakturorna skickades ut. Inför faktureringen skickades informationsbrev ut till de fastighetsägare som skulle få de största höjningarna, vilket mestadels var större industri- och flerbostadsfastigheter. Detta då Ale ansåg det vara viktigt att dessa fick en förvarning om att deras avgifter skulle höjas. Vidare hölls informationsträffar med bland annat kommunens stora bostadsbolag samt med de privatägda vägföreningarna som inte betalat några VA-avgifter tidigare men nu skulle bli avgiftsskyldiga.

På grund av tidsbrist fanns inte utrymme att direkt informera den stora massan enskilda fastighetsägare innan det var dags för den första faktureringen. Dock publicerades ett antal artiklar i den lokala tidningen, och information lades även ut på kommunens hemsida. I samband med den första faktureringen såg Ale till att skicka ut informationsbrev till de som inte hann få något inför faktureringen.

Att kommunikationen skedde så pass sent var något Ale var oroliga skulle få starka negativa reaktioner, men så blev inte fallet. Visserligen var det en del föreningar som var missnöjda över att informationen om deras avgiftshöjningar kom sent eftersom de då redan hade hunnit sätta sin budget för kommande år. Även ett antal enskilda fastighetsägare hörde av sig med synpunkter. Överlag menar dock Ale att det varit förvånansvärt lite reaktioner, vilket de till stor del tror beror på att de i sin kommunikation varit väldiga tydliga med vad som förändrats i taxan och varför samt vad dessa förändringar får för konsekvenser för den enskilde. Det är det strukturerade och professionella sättet som kommunikationen hanterats på som Ale upplever är anledningen till att den förväntade anstormningen av arga fastighetsägare uteblivit.

”Vi är nästan lite förvånade över att det inte varit fler som hört av sig…”

”Men det är ju också för att vi skött kommunikationsplanen på ett väldigt professionellt sätt och lagt mycket tid på den… Informationsbreven, fyra artiklar i Alekuriren, informationen på hemsidan. All den möda som vi lagt ner på att få till allt i snygg text och pedagogiska bilder, alla timmar som vi lagt på att informera och kommunicera, det arbetet har vi fått igen nu. Det är därför det är tyst. Jag är helt säker på det.”

Summering – lärdomar och tips till andra kommuner

Det är nu knappt ett halvår sedan den nya taxan beslutades, och den första faktureringen har genomförts utan några större reaktioner. Att majoriteten av fastighetsägarna verkar ha accepterat den nya taxan och dess innebörd för deras avgiftsskyldighet innebär dock inte att arbetet kopplat till den nya taxan är avslutat – en del arbete återstår. Exempelvis pågår just nu en sammanställning av underlag till Trafikverket. Vidare är det ett pågående arbete att svara på frågor som löpande kommer in från fastighetsägare och andra avgiftsskyldig, och när året går mot sitt slut det blir även viktigt att kontrollera hur utfallet blir efter det första året med den nya taxan.
Vilka är då de största lärdomarna Ale dragit av att gå igenom den här processen?

• Det kanske mest grundläggande är vikten av att redan från början förstå sig på arbetet som ligger framför en, både omfattningen och anledningen till att arbetet behöver genomföras överhuvudtaget. Utan denna förståelse är det lätt att dels underskatta hur mycket resurser som behöver tillsättas, dels missa syftet med arbetet och därmed tappa motivation. I slutändan menar Ale att bristen på effektiv resursplanering och förståelse för arbetet är en stor del av förklaringen till för varför processen blev så utdragen som den blev.
• En annan lärdom är att underlagsarbetet utgör en stor och utmanande del av processen, framför allt för en kommun som i och med övergången till en helt ny taxekonstruktion saknar stora delar av det nödvändiga underlaget. För att kunna ta fram det underlag som behövs inom rimlig tid är det därför viktigt att inte vänta för länge med att dra igång arbetet. Det är även viktigt att få till ett effektivt samarbete, dels internt mellan kommunens olika avdelningar för att överhuvudtaget kunna få fram ett underlag, dels externt i form av konsultstöd som kan hjälpa till att driva processen och förklara vilket underlag som behövs och varför. Det externa stödet var särskilt viktigt i Ales fall eftersom den höga personalomsättningen gjorde det svårt att hålla ihop projektet helt på egen hand.
• Avslutningsvis måste organisationen vara beredd på att det är mycket som inte faller på plats förrän mot slutet av processen, och att det ofta är först då det börjar ljusna. Det är först när ett bra underlag är framtaget och nya avgifter framräknade som bitarna börjar falla på plats. Det är först då förståelsen för taxan kommer, hur den är uppbyggd och hur den kan förklaras både för politiken och för de avgiftsskyldiga i kommunen. Och på tal om kommunikation med politiken och de avgiftsskyldiga i kommunen, det är även värdefullt att få igenom ett beslut i god tid så att information om den nya taxan kan kommuniceras ut i lugn och ro innan den träder i kraft.

”Tillslut började jag begripa det bättre och bättre själv, ju mer jag var tvungen att sätta mig in i det och beskriva det på ett enkelt sätt för politiken. Sedan började det falla på plats.”

”Det har känts lättare och lättare. I början begrep vi ingenting, men ju med det kristalliserade sig, desto lättare har jag upplevt det.”

Ett stort tack till Gunnel Borgström, Anita Johansson och Viktor Ljungkvist på VA-avdelningen i Ale kommun för möjligheten att få genomföra denna intervju!